综合办公室¶

行政业务¶

北京大学物理学院印章申请流程¶

非涉密、非人事类的对外合同、协议等
登录校内门户→智能合同系统，提交审批；
审批完成后，持打印的表单到院综合办办理用印。
使用学院印章的各类非涉密材料
登录校内门户→单位办事大厅→物理学院用印申请，提交审批；
审批完成后，持打印的表单到各行政办公室办理用印。
经授权的校内制式表格
在签字齐全的前提下可直接到相应办公室用印。
涉密材料通过线下《北京大学物理学院用印审批表》审批。

智能合同系统操作手册见该系统右上角合同手册，简单操作步骤为：

经办人在“合同起草”内填写并上传待签订合同；

合同负责人确认,并根据院办审批人标签选择对应审批人，如无法确定，可咨询相关办公室或综合办；

经办人可在“我的送审”里查看合同审核状态，审批完成后，可下载打印审批单；

经办人进行“合同用印登记”，并在完成“合同签署登记”环节约15分钟后，方可在财务系统进行报销业务。

《北京大学物理学院印章管理办法（试行）》详见：

https://portal.phy.pku.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1319&wbnewsid=4071

相关附表详见：院内门户→办公服务→常用下载→综合→综合事务→北京大学物理学院印章管理办法（试行）——附表

https://portal.phy.pku.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1347&wbnewsid=4081

大额资金使用申请¶

根据目前财务部的要求，大额资金报销流程如下：
单笔不超10万元的，不需要经过大额资金使用审批。
单笔大于（等于）10万元，小于50万元的，须先在学院大额资金使用审批系统内提交，经学院党政联席会议审批通过后，再交财务办公室审核支付。
单笔大于（等于）50万元的，须先在学院大额资金使用审批系统内提交，经学院党政联席会议审批通过后，再从校内门户“北京大学大额资金使用审批”模块内提交，报学校审批，学校审批通过后再进行报销。
物理学院大额资金申请审批流程
院内门户→办公服务→大额审批。
用本人校园卡号登入进入主界面。
点击左上角“填写大额登记”按钮，在对应的栏目内输入相关信息。
如有多个项目，先选择需要的项目个数，并依次填写各项目信息；
币种默认为“人民币”，填写完小写金额后，可点击按钮自动生成大写金额；若为其他币种，请选择其他币种，并填写具体币种。
完成信息输入并检查无误后，点击“提交”按钮。
在左上角“上传大额附件”
打印审批表：点击“打印”，则可打印出带有唯一编号的北京大学大额资金使用审批表；
上传大额资金使用审批表及相关资料：“点击上传附件”，在上传的资料部分，点击“选择文件”上传扫描后的文件，点击“上传”。
上传成功后，“PDF文件路径”显示上传后的路径信息。如没有则未上传成功。
将打印的纸质审批表签字后连同附件材料，在党政联席会议前至少提前一个工作日交到综合办。
在左上角“我的登记汇总”，查看已上传的数据列表，其中“当前状态”显示：
“等待过会”：尚未审批。
“大额未通过”：此大额未能通过审批。
“大额通过”：已通过审核，从“查看完整信息”栏内查看通过日期和学院党政联席会议次数。
上传的大额资金使用审批表及相关资料在未审批之前，用户可删除该条目,审批后则不能删除。

财务手册¶

财务政策相关政策及流程介绍请见《财务答疑手册》
系统操作手册分别请见《智能报销系统操作手册》及《网报系统操作手册 V4.4》。
手册链接：
https://cwb.pku.edu.cn/xzzq/xz_hs_20200918160012080910/index.htm

公共楼宇事务¶

北京大学物理学院公共空间及公用房使用和改造规则¶

北京大学物理学院公共空间使用规则¶

为避免安全问题、干扰或隐患，经北京大学物理学院2019年9月16日五届第5次党政联席会议讨论通过，形成物理学院公共空间的使用规则和流程如下，自发布之日起实行，由学院党政联席会议负责解释：

申请人向综合办提交书面申请，对使用公共空间的具体方案、必要性、以及噪音、辐射等安全问题作详细论证说明。
院实验室及公共安全负责人审批并给出具体审批意见，必要时需咨询学校相关部门。
院安全负责人审议通过后，综合办把材料交给主管院长，提交学院党政联席会议初审。
学院党政联席会议初审通过后，综合办把申请材料发给物理学院各系所领导征求意见。
学院党政联席会议根据系所反馈意见做最终决议。
涉及学校相关部门审批的，由申请人报学校相关部门审核。
学校批准后，申请人到综合办签署物理学院公共空间定期租赁合同（物理学院的公共空间将一律采取定期租赁方式，租赁细则由学院党政联席会议讨论决定）。
物理学院公共空间及公用房使用和改造审批表下载地址：院内门户→办公服务→常用下载→综合→综合事务→物理学院公共空间及公用房使用和改造审批表
https://portal.phy.pku.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1347&wbnewsid=2515
学院党政联席会通过后，如需报学校相关部门审批，须在校内门户—“施工（公房装修改造）申请”内，按要求填写并提交相关信息，经学校部门批准后方可施工；如涉及动火施工项目，还须在校内门户内另行申请动火证。

公共空间及公用房使用和改造注意事项¶

凡涉及楼宇内结构、水电等基础设施的改造改建，必须向学院及学校相关部门申报，经批准后方可执行。

办理院级施工手续，实验室将合同复印件、《施工许可证》和《动火证》复印件、施工人员花名册（注明姓名、性别、工种等相关信息，并附身份证复印件，加盖施工单位公章）交到物业部门备案。
施工方与物业签订安全协议，在楼宇办完成相关手续后，为确保施工方了解楼宇内施工相关规定，须与物业签订安全施工协议，并缴纳保证金，竣工验收后退还。

施工改造安全管理¶

明确施工安全要求和责任
项目申请部门的安全责任，在施工单位进场前，项目申请人应与施工单位就施工方案、施工工艺和流程、安全管理等相关事项进行充分沟通。尤其是有特殊要求的实验室，一定要将明确、具体的要求写入合同，避免对实验室财产安全、人员人身安全造成威胁（例如有些不能使用实验室内电源，有些不能携带磁性物件进入实验室等等。如由于实验室未提出具体安全要求造成的生产安全事故，按照《北京市生产安全事故责任划分试行办法》等相关规定，由委托单位承担主要或全部责任）。申请方必须确定项目负责人为安全工作联系人，负责施工过程中的安全监督，以及与施工单位、学院及物业的沟通。发现施工单位的违规行为或其它安全隐患，要及时制止和督促整改，并向学院报告。
施工单位的安全责任，施工单位必须执行国家规定的相关技术操作及安全生产规范，并按照合同中的约定，落实安全措施，保证安全施工、文明施工。由于施工单位违规操作，或未采取有效安全防范措施造成的安全事故，由施工单位承担主要或全部责任。
综合办公室和物业部门在施工过程中进行监督和管理，督促相关单位落实整改。
重点安全注意事项
水电使用与改造，需使用电、水源时，施工单位应事先与学院物业取得联系，不得私拉乱接；需要切断电、水源时，也应提前告知，不得擅自切断，以避免对其他实验室带来影响。需要改造水电路时，应事先与楼宇办及物业联系，共同讨论改造方案，并将最终的改造图留楼宇办备案，以便维护维修。
消防安全要求，改造方案不能对消火栓等消防设施设备有阻挡，不能占用消防通道。涉及到消防自动报警系统（包括烟感探头、喷淋等）的部分，必须向学院申请，由专业的消防系统维护公司实施，切不可擅自拆除、改动，具体办法参见上述建程序。
施工范围限定，施工人员活动范围仅限施工场所，不得私自到施工范围以外的地方，尤其是实验室区域，以免影响正常的工作秩序；更不能擅自动用实验仪器设备、试剂材料等，以免对人身安全与健康造成危害，避免实验室财产损失、影响实验进度与结果等。
施工影响控制，注意施工可能对其他实验室甚至整个学院带来的不良影响。施工不能损坏大楼原有基础设施；如果可能有噪音、振动、粉尘等不良影响，必须提前告知周边及可能收到影响的实验室，做好实验安排和预防准备。严格遵守施工时间要求，违规者按照物业相关规定处理。
在改造过程中，项目申请方、施工单位及学院各方均应按照学校及学院的相关规定执行程序、履行职责。如因不按规定执行而带来的经济、法律、安全等问题，由违规方负责解决。

物理学院公共会议室预约流程¶

我院教职工可自行预约学院会议室，
登录路径：院内门户→办公服务→会议室预定，登录后进入“会议室预约系统”页面，点击所要预约的会议室，根据日期，点击前方的“我要预约”。（注：该界面可以预约两周之内的会议室，若时间超出两周，请致电综合办62751732进行预约。）
核对预约时间、会议室信息，选择申请单位（学院办公室部门或系所），核对申请人姓名、工号，输入手机号、用途（不少于六个字）、选择预约时间（点击时间下方的方框处），确认无误后，点击“预约”。
预约成功后，点击“我的预约信息”，进入“预约管理”页面，点击“凭证”（红色），会议室使用前，到中控室（西106室）用凭证截图开门。
另外，中控室配有一个拾音器，如需使用，物理学院教职工可押证件借用。
备注：思源多功能厅预约需要下载表格（点击“思源多功能厅”即弹出下载页面）填写内容后，交至综合办进行预约。
综合办公室将定期代为收取会议室使用费用。

报修业务流程¶

物理学院报修电话
物业24小时值班电话：62758291
物业办公室电话：62751735
综合办电话：62751374
维修范围：
无偿维修：公共区域设备设施、室内照明灯更换维修。
有偿维修（产生费用需自行承担）：室内除灯管以外的维修。
以下项目由学校相关部门负责维修：
暖气、水管：62753319 动力中心
网络：62751023 计算中心
电话座机移机：62752222 中国联通

申请调取监控记录¶

如有学生或教职工因特殊原因需要调取监控记录，请到综合办领取并填写《调取监控记录申请书》，申请人及系所负责人签字后，到中控室调取监控。

模版下载地址：

院内门户→办公服务→常用下载→综合→综合事务→调取监控记录申请

https://portal.phy.pku.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1347&wbnewsid=3361

校友基金工作¶

北京大学校友卡办理流程¶

详见链接：https://mp.weixin.qq.com/s/Zci3YM7by8a4p_hE6jKylg

北京大学物理学院捐赠基金指南¶

捐赠流程：
捐赠现有的已经立项的基金项目。可以先与物院基金捐赠联络人取得联系，在与物理学院、北大基金会签署协议后直接汇入北大基金会账户（账户信息见后）。目前学院有两个综合性的基金项目，这两个项目可以进行直接捐赠：
北京大学物理学院发展基金：支持学院综合发展。包括教学科研、行政办公、在职教师工作、离退休教师工作、学生工作、校友工作的开展及发展项目。
物理学院学生发展基金：支持物理学院各类型学生活动的开展。
单独立项。指定支持某一个或者某一类项目，适用于捐赠金额较大的情况，如下图所示。具体操作细节可以与捐赠联系人联络。
捐赠途径： http://www.pkuef.org/jzzhi_na/jztj.htm

• 银行转账人民币中国工商银行

• 银行固定格式客户填写

• 收款人名称北京大学教育基金会

• 收款人账号 0200004509014477781

• 收款行名称中国工商银行北京海淀西区支行(可以缩写为：工行北京海淀西区支行）

• 现代化支付系统行号 102100000458

• 捐赠附言里备注：用于支持“北京大学物理学院xxx基金”。

捐赠联系人：高子晴 18811681153，微信同手机。

捐赠免税：北京大学教育基金会是符合公益性捐赠税前扣除资格的公益性社会组织。

根据2007年3月第十届全国人民代表大会第五次会议通过的《中华人民共和国企业所得税法》第二章第九条规定，自2008年1月1日起，“企业发生的公益性捐赠支出，在年度利润总额12%以内的部分，准予在计算应纳税所得额时扣除”。

《企业所得税法》（2017年修正案）第九条规定，企业发生的公益性捐赠支出，在年度利润总额12%以内的部分，准予在计算应纳税所得额时扣除；超过年度利润总额12%的部分，准予结转以后三年内在计算应纳税所得额时扣除。

根据2008年2月国务院修改的《中华人民共和国个人所得税法实施条例》第二十四条规定，“捐赠额未超过纳税义务人申报的应纳税所得额30%的部分，可以从其应纳税所得额中扣除”。

详情见https://www.pkuef.org/jzzhi_na/jzms.htm

校外人员相关业务¶

表格下载、收集表入口请扫码或查看https://www.kdocs.cn/l/ctZLXYSAOHDE

模版其他下载地址：院内门户→办公服务→常用下载→综合→综合服务→物理学院人车出入院校信息登记表
https://portal.phy.pku.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1347&wbnewsid=2513

教职工家属证办理¶

提交路径：校内门户 → 家属证中提交相关信息及证明材料。
证明材料：户口本、结婚证、独生子女证、院系提供的亲属证明（盖院章，领导签字）等，以上材料提供一种或几种组合均可，只要能明确显示出申请人和被申请人的亲属关系即可。
审核：请联系学院专职联络人周梦荃在系统完成审核流程。
备案与通知：保卫部备案后发送短信。
入校：家属根据短信，点击链接，进行人脸授权方可刷脸进校。
信息变更：更换照片等信息，请联系综合办周梦荃。

访客单次预约业务¶

单次预约入主校区、燕东新园、新燕园¶

自行预约
路径：校内门户→教工预约访客
每日每校区限 6人（新燕园为3人），每月每校区限 20 人（新燕园为10人），无法约车。
批量或车辆预约
因公预约超过人员额度、或有进车需求，如学院名额可以满足，可由学院综合办代为预约。需填写预约申请表，签字后交到综合办。
特殊车辆/保障类/礼遇类
办理流程：需提前至少一个工作日分别准备下述材料，word纸质材料签字后交到综合办，电子版发送综合办周梦荃，由综合办向保卫部提交申请。
申请特殊车辆（9座以上客车/货车/施工车辆/超限额度车辆）入校
准备材料：《【特种车辆】车辆入校备案申请》及《【特种车辆】车辆入校备案申请表》。
备注：车上人员需教职工自行预约。
申请保障类（施工类、后勤保障类、教学科研等）入校
准备材料：《【保障类】车辆入校备案申请》及《【保障类】车辆入校备案申请表》。
申请礼遇类入校
准备材料：《【礼遇类】车辆入校备案申请》及《【礼遇类】车辆入校备案申请表》。
备注：礼遇车辆到校门时闸机自动抬杆，校门执勤保安员不查验车上人员信息，需符合申请条件。

单次预约入加速器楼、技物楼¶

自行预约
路径：院内门户→办公服务→访客预约。
每日限5人，约车请将车牌号写在备注内。
批量预约预约人数超额，可由学院综合办代为预约。需填写预约单，负责人签字后交到综合办。如遇非工作日，请联系系所联络人。
教职工、博士后均可开通预约进加速器楼/技物楼权限，可联系综合办周梦荃。

校外人员长期进出权限办理流程¶

填写在线表单https://f.wps.cn/g/4xvIsSuC/。

填写《人员出入——物理学院临时人员信息登记表》

填写《人员出入——临时出入证申请表》

【进实验室必须】签署《实验室安全责任书》（系所/课题组安全员处领取），《实验室安全教育结业证书》（https://lab-safety.pku.edu.cn/login/，注册审核后，完成"实验室安全教育概述"在线考核）。

材料2-4纸质签字版送至综合办。

寒暑假轮休期间，请将上述文件交至值班室，并告知值班老师拍照发给周梦荃。

临时餐卡办理流程¶

临时餐卡分为可充值餐卡、固定面值临时餐卡两种。其中可充值餐卡有效期最长365天，适用于长期来访人员，各系所有名额限制；固定面值临时餐卡，有效期不超过30天，仅适用于来访不超过1个月人员。

办理前，需和各系所负责临时餐卡办理的经办人确定餐卡种类、是否有空余名额。

提交以下材料：

《可充值餐卡申请表》/《定额临时餐卡申请》纸质版（需系所负责人签字）；
《物理学院临时人员信息登记表》（需经学院审批通过）。综合办在收到纸质申请之后，将申请人材料提交至学校餐饮中心系统，一般一至三个工作日向系所经办人反馈办理情况。

餐卡审核通过后，申请人持本人有效身份证件前往28楼后勤大厅餐饮中心办理开通。

计划生育相关事项¶

独生子女父母年老时一次性奖励¶

办理时间：每年 10 月份左右办理。
奖励金额：每人 1500 元，一般于当年 12 月随工资发放；只能领取一次，不能重复领取。
办理条件：本单位女教职工年满 55 周岁、男教职工年满 60 周岁（与退休手续办理情况无关），且符合相关条件的。
所需材料：
教职工校园卡
教职工身份证
独生子女父母光荣证（如丢失，可由综合办出具情况说明，校计生办协助查档）
办理流程：持所需材料复印件至综合办计生宣传员处办理。

计划生育家庭意外伤害保险及其他保险¶

办理时间：每年 4 月份左右办理。
所需材料：
《关于代办计划生育家庭意外伤害保险的告知书回执》
《结婚证》、生育登记服务单（证）复印件
办理流程：持所需材料至综合办计生宣传员处办理。

幼儿托补费申领¶

申领条件及时间

北京大学事业编教职工，已入北京市户口的合法生育子女，自出生第7个月起可申领，发至幼儿上小学前（最大不超过七周岁）。

待遇额度

每月40元，费用发放至幼儿上小学为止（最晚不超过七周岁）。

所需材料

学院证明：需包含职工姓名、工资号、新生儿姓名、出生日期、新生儿入户地址及时间等信息；模版见：
https://www.yanyuan.pku.edu.cn/xzzq/jhsy/1111yanyuangb156665.htm
新生儿户口本；
新生儿《生育登记服务单》；
教职工校园卡。办理流程
持相应证件至学院综合办公室计生宣传员处开具证明；
持全部材料原件前往学校计生办完成登记。

公费医疗及体检相关事项¶

医院急诊报销证明¶

如有教职工因急诊需向校医院报销，请携带校园卡，到综合办领取并填写相关证明，盖好学院公章后，到校医院进行报销。

模版见：院内门户→办公服务→常用下载→综合→综合事务→医疗报销证明

https://portal.phy.pku.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1347&wbnewsid=2512

办理住院费借款流程¶

申请住院费借款所需清单¶

校医院开具的当月转诊单（盖章有效）；
医院开具的住院通知单（与转诊单医院一致）；
借款人单位根据住院通知单的金额到综合办开具《北京大学住院借款专用请款单》；
金额超过80000元（含80000元），须同时提供《北京大学大额资金使用审批表》，经主管校领导审批；
患者预借住院费支票总次数不得超过三次，第三次预借时需将已借支票作住院结算处理。

住院费借款申领流程¶

持以上单据到校财务部审核办公室（化学南楼 101 房间 12 号窗口）办理住院费借款；
支取住院费应按一定比例交纳住院押金。学生交纳押金金额为200元，教职工交纳押金金额为借款金额的10%；
请您妥善保管押金条，退还押金时须出示押金条。

住院费借款冲减流程（出院后）¶

如住院医院退还住院费余额支票，请及时交回校财务部，冲减住院费借款；
借款人出院后，请及时到校医院公费医疗报销室结算住院费；
住院费结清后，借款人持盖有校医院 “医疗费已结清”字样公章的押金条到财务部办理住院押金退款。

住院费借款其他注意事项：¶

如您有疑问，可拨打咨询电话（住院费借款62755350；住院费报销62751085）；
转诊到北大口腔医院的需要有口腔科室主任和院长的签字；
原则上不允许二次转诊（但可以转诊到北大口腔粘膜科）；
新102可以转诊到中日友好医院；
50岁以上教职工的可以转诊到北京大学第一医院、北京大学人民医院；
北大国际医院不可以预支住院费支票。

办理公费医疗报销程序¶

可参考校医院网站：https://hospital.pku.edu.cn/info/1004/1164.htm

北医三院门诊便捷报销可参考：校内门户→三院门诊便捷报销

物理学院教职工体检相关事项¶

体检人员统计：体检前约每年 3 月。
学院每年体检时间：

学院每年一般安排在4至5月（集中体检）到校医院体检中心进行身体检查，请安排好自己的时间。在学院集体报名成功后，选择自行预约的老师可在微信公众号“北京大学医院服务平台”上自行预约体检时间，一般截止到当年6月30日，

体检报告领取：

体检项目全部完成15个工作日后，可领取体检报告。

方式一：网上门户自行下载：
校内门户网站→搜素“健康档案”
此方式打印的体检报告为有胸片及彩超图片的报告。
方式二：本人到校医院领取：本人携带身份证到校医院B区3层326室打印领取

领取时间：工作日（下午）13：30——16：30

领取说明：此方式打印的体检报告为无胸片及彩超图片的报告

非学院承担教职工体检费用统计及缴费：体检后约每年 9 月。
联系电话：校医院体检中心 62767037；体检预约 62754213。

其他业务¶

西楼大屏幕管理使用流程¶

我院西楼1层大厅大屏幕为公共使用平台。

如需使用，请将屏幕内容（图片尺寸为6:1，推荐1800*300像素(或以上)，jpg和png格式）、使用日期、使用时间以及其他需求以邮件形式发送至邮箱：mqzhou@pku.edu.cn。

如有疑问请致电：62751732。

车队用车流程¶

在职教职工（含博士后、合同制）因公用车，可预订学校车队车辆。订车流程
预约用车：
提前1天进行预约：校内门户→服务用车预约
紧急用车可拨打车队电话62752182。
乘车当天，司机会出示乘车单，请仔细核对以下内容，包括登记车牌号码、车程信息（上车地点、乘车时间、行驶里程、下车地点）、司机签字、调度签章、费用合计，乘车人需当场签名，如发现用车单填写内容不实，乘车人有权拒绝签字。用车结算流程
综合办收到车队乘车单后，按系所或项目负责人整理划分车队费用，并联系相关负责人，确认核实车单上的信息是否属实。（如不属实，通知乘车人或订车人与车队联系，车队监督电话：62752180。）
确认无误后，请相关负责人领取结算单，并填写预约报销单。
如上下车点含机场、车站等地点，请备注用车原因。如为出差用车，请勿与差补重复报销。
经办人、项目负责人签字后，交综合办。综合办收集后统一交付财务。
车费通常每季度结算。

物理学院信件、资料业务的收发管理流程¶

信件、资料业务的接收¶

信件、资料（特别是一些重要的资料：如校办发来的开会通知、个人的挂号信件等）会及时交至收件人本人，若遇特殊原因，需要转交，应做好登记，登记内容如下：
发文单位、文号、时间。
文件内容简要。
转交人、收件人一并签字。
学院里与校办及学校内其他单位的业务往来信件，会及时传递到本人。
一般书、报，会投递到本人邮箱，以免丢失。

信件、资料业务的发送¶

目前学校已停止办理普通信件寄件服务，普通信件请老师自行邮寄。

物理学院失物招领、领取及挂失流程¶

失物招领与领取¶

失物招领地点：综合办。
失物招领时间：工作日8：00-12:00,13:00-17：00。
师生将拾得的遗失物交至综合办，并在线填写《物理学院失物招领、领取及挂失登记表》。
接收的一般遗失物暂存于综合办专用失物招领盒中，暂存期为6个月，超过暂存期无人认领的交由派出所处理。校园卡将定期移交保卫部东门门岗，纳入校园卡招领系统。
如有失主联系方式，将直接联系失主。失主也可通过查询在线《物理学院失物招领及挂失（收集结果）》获取已拾取遗失物信息。
一般应由失主本人前来认领遗失物。综合办文书岗应向前来认领人员仔细确认遗失物特征并进行比对，确认无误后，由失主本人填写《物理学院失物招领、领取及挂失登记表》后将遗失物发还。

挂失¶

师生如在物理学院遗失物品，可在线填写《物理学院失物招领、领取及挂失登记表》进行挂失。
拾得者可自行或通过综合办联系失主，失主取得后应对《物理学院失物招领、领取及挂失登记表》中记录状态进行修改。